PeeÄssä ulkoisen työvoiman rekisteri
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

Rekisterinpitäjä
Osuuskauppa PeeÄssä
Postiosoite: PL 77, 70100 Kuopio
Käyntiosoite: Savilahdentie 10, 70700 Kuopio
Y-tunnus: 0864235-8

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö
tietosuoja.peeassa@sok.fi

Rekisterin nimi
Ulkoisen työvoiman rekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Ulkoisen työvoiman henkilötiedon käsittely

Henkilötietojen käsittelyn peruste
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Rekisterinpitäjän eli ulkopuolisen työvoiman käyttäjän kannalta on välttämätöntä tietää, kuka tulee suorittamaan tiettyä tehtävää. Toisaalta rekisteröity voi kohtuudella odottaa, että hänen henkilötietojaan tarvitaan käyttäjäyrityksen eli rekisterinpitäjän toiminnassa henkilön yksilöimiseksi.

Käsiteltävät henkilötiedot
Etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero

Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Vuokratyöntekijät:
Henkilöstöpalvelun välittämä vuokratyöntekijän nimi näkyy työvuoroluettelossa työvuorosuunnittelujärjestelmässä (Elli) tai/ja paperisella työvuorolistalla seinässä.

Vakio-ekstraajista saatetaan lisäksi pitää puhelinnumerotietoa seinällä.

Henkilön nimi saattaa esiintyy myös kassojen ja kassanumerohallinnassa sekä istumajärjestyksessä. Kulkuoikeudet voidaan kuitata erilliseen listaan.

Vuokratyöntekijöiden tiedot viedään myös Massiin (rahankäsittelyjärjestelmä).

Palkattomat harjoittelijat:
Henkilön kanssa tehdään oppilaitoksen tai TE-toimiston mallin mukainen harjoittelusopimus, josta ilmenee nimi, yhteystiedot, henkilötunnus.

Harjoittelijat viedään omalla nimellään työvuorosuunnittelujärjestelmä Elliin.

TET-harjoittelijoista käsitellään suppeammin tietoa käytössä olevan TET-lomakkeen mukaan, kuten henkilön nimi ja koululuokka.

Muu tilapäinen työvoima (esim. inventaarityövoima):
Henkilöiden nimet kerätään erilliseen listaan, sekä kunkin tekemät tunnit, joiden perusteella maksetaan sovittu korvaus yhdistykselle tms. jonka kanssa työvoiman käytöstä on sovittu.

 Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Rekisterin tiedot on pääsääntöisesti saatu joko vuokratyöyritykseltä (tai sen järjestelmästä, johon rekisterinpitäjällä on pääsy) tai rekisteröidyltä itseltään tai hänet lähettäneeltä taholta, tai ne ovat kerääntyneet työskentelyn kestäessä rekisterinpitäjän järjestelmiin tai manuaalisiin aineistoihin.

Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Vuosisuunnitelman taustainformaatio säilytetään toimintavuoden lisäksi kaksi seuraavaa vuotta. Tarkastusraportit säilytetään ikuisesti. Muu tarkastusaineisto säilytetään tarkastusvuoden lisäksi seuraavat kuusi vuotta.

Mikäli raportti johtaa poliisille tehtävään tutkintapyyntöön, sitä säilytetään niin kauan, kunnes on saatu oikeuden päätös. Muussa tapauksessa säilytysaika on kuluva vuosi ja sitä seuraava vuosi.

 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus päästä omiin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan mahdolliset epätarkat ja virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä.

Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, jos tiedot on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ja jos muut artiklaan sisältyvät kriteerit täyttyvät.

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Suostumuksen peruuttaminen
Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.

Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. PeeÄssän järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.