ToimittajarekisteriTIETOSUOJASELOSTEEuroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19RekisterinpitäjäOsuuskauppa PeeÄssäPostiosoite: PL 77, 70101 KuopioKäyntiosoite: Savilahdentie 10, 70700 KuopioY-tunnus: 0864235-8Tietosuojavastaavan yhteystiedottietosuojavastaava@sok.fiRekisteriasioita hoitava henkilötietosuoja.peeassa@sok.fiRekisterin nimiS-Ryhmän toimittajarekisteriHenkilötietojen käsittelyn tarkoitusTietoja käytetään maksamiseen, ostoreskontranhoitoon ja yhteydenpitoon yhteyshenkilöiden kanssa.Henkilötietojen käsittelyn perusteHenkilötietojen käsittely perustuu toimittajasopimukseen sekä kirjanpitolakiin.Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edustaHenkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.Kuvaus rekisteröityjän ryhmistäToimittajan yhteyshenkilötKäsiteltävät henkilötiedotLiikekumppanimasterdata:Liikekumppanin nimiNimen tarkenneNimen lisätarkenneNimilyhenneYlempi liikekumppaniLiikekumppanin tunnusY-tunnus, ALV-tunnus tai henkilötunnusEdellinen nimiYhtiömuotoAsiakasryhmäToimittajaryhmäKonsernikoodiTunniste (mikäli ei Y-tunnusta, ALV-tunnusta tai henkilötunnustaAloituspvmEnn.perintä voimassaLopetuspvmLopetussyyLähiosoitePostinumeroPostitoimipaikkaPostilokeroPostinumero (postilokero)Postitoimipaikka (postilokero)MaaKieliPuhelinTelefaxSähköposti yleinenOVT -tunnusBisnoden tietojärjestelmässä tarkasteltava tieto luottopäätöksentekoprosessissa:HenkilötunnusMaksuhäiriömerkinnän pvmMerkinnän aiheuttanut summaMerkinnän aiheuttaneen saatavan maksupvmKäsiteltävät henkilötietoryhmätToimittajatTietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistäTavaran- tai palveluntoimittajan masterdatatiedot, SOK:n Orma -organisaatiomasterin LiikekumppanirekisteriToimittajan lasku- ja ostoreskontratiedot, kirjanpitojärjestelmä (Coupa, Basware)Toimittajan lasku- ja ostoreskontratiedot, Talouden sähköinen arkistoAlkuperäiset sopimukset ja Therefore-järjestelmään arkistoidut sopimukset.Henkilötietojen vastaanottajatHenkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme sisäisiä ja ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajien konsulttien ja Intrum Justitian, SOK Palveluässän, SOK Talouden ja SOK IT palveluiden toimesta Suomessa ja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.Viittaus (mahdolliseen) henkilötietojen käsittelijän kanssa solmittuun henkilötietojen käsittelyä koskevaan sopimukseen.SOK Palveluässän sopimus säilytetään paperisena Osuuskaupan konttorin arkistossa.Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimetKäytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Laskutusasiakasrekisteriin sisältyvien henkilötietojen teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelta. Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöilleAsianmukaisia suojatoimia koskeva dokumentaatio, jos henkilötietoja siirretään kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin tietosuoja-asetuksen 49 artiklan 1 kohdan mukaanHenkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn palvelu- ja tietojenkäsittelysopimuksen sekä EU:n mallilausekkeiden mukaisesti.Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteeritKirjanpitolain arkistointivaateen mukainen.Päättyneet sopimukset historiatietoa.Rekisteröidyn oikeudetRekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:Oikeus saada tutustua henkilötietoihinOikeus tietojen oikaisemiseenOikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksistaJos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.Tunnistamiseen tarvittavat minimitiedot sekä edellytetty tunnistamisen vahvuusToimittajanumero /Y-tunnus /Nimi+katuosoite /Nimi+sähköpostiosoite /Nimi + toimittaja-yrityksen nimi /Nimi + puhelinnumeroSuostumuksen peruuttaminenKäsittelyperuste ei ole suostumus vaan sopimus.Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselleToimittajan laskuja ei synny ilman sopimusta.Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedotHenkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimistaSuojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Taloushallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.Käsittelyn vaikutustenarviointi (DPIA)Henkilötietojen käsittelystä ei ole lain edellyttämää tarvetta tehdä vaikutustenarviointia.Kuvaus tietosuoja-asetuksen 32 artiklan 1 kohdan mukaisista teknisistä ja organisatorisista turvatoimistaHenkilötietoluokka 2.