Edustajistonvaalirekisteri
TIETOSUOJASELOSTE
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

Rekisterinpitäjä
Osuuskauppa PeeÄssä
Postiosoite: PL 77, 70101 Kuopio
S-ryhmän asiakasomistajapalvelu: 010 76 5858
Käyntiosoite: Savilahdentie 10
Y-tunnus: 0864235-8

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö
Jaana Soininen, tietosuoja.peeassa@sok.fi

Rekisterin nimi
Edustajistonvaalirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kerätä ja tallentaa henkilötietoja edustajiston vaalien ehdokaslistojen ja vaalikoneen tuottamiseen, ehdokkaiden esittelyyn ja edustajistovaalin järjestämiseen. Toimittamiesi henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii Osuuskauppa PeeÄssä.

Rekisterin tietojen perusteella tuotetaan Osuuskaupan edustajiston vaalien ehdokaslistat ja vaalikone sekä järjestetään vaali. Osuuskauppa voi lähettää ehdokaslistan tarkastus- ja täydennyspyyntöjä ehdokaslistan asiamiehille ja vaalikonekutsuja ja muistutuksia vaalikoneeseen osallistumista varten Osuuskaupan edustajistovaalien ehdokkaille.  Osuuskauppa määrittää vaalikonepalvelun syötettävät tiedot.

Ehdokaslistojen ja ehdokkaiden vaalikoneeseen antamia tietoja käytetään Osuuskaupan edustajiston vaaleissa vaalien toteuttamiseen ja ehdokkaina olevien esittelyyn.

Ehdokkaan vaalikoneeseen täyttämät tiedot ovat vaalikoneessa sen julkaisemisen jälkeen julkisesti löydettävissä.

Rekisterin tietoja ei käytetä suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin eikä markkina- tai mielipidetutkimuksiin.

Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein Art. 6.1 a) Suostumus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on kerätä ja tallentaa henkilötietoja edustajiston vaalien ehdokaslistojen ja vaalikoneen tuottamiseen, ehdokkaiden esittelyyn ja edustajistovaalin järjestämiseen. Toimittamiesi henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii Osuuskauppa PeeÄssä.

Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteriin voidaan kerätä seuraavia ehdokaslistojen asiamiesten ja ehdokkaiden antamia tietoja:
- ehdokaslistan asiamiehen ja varamiehen nimi
- osoite
- jäsennumero
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite.

Ehdokkaan ehdokaslistalle antamia tietoja tiedot:
- nimi
- ehdokkaan arvo tai ammatti
- osoite
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- jäsennumero

Ehdokkaan vaalikoneeseen antamia tietoja:
- ehdokkaan vaalialue
- ehdokkaan numero
- ehdokaslistan nimi
- ehdokkaan asuinkunta
- ikä
- kokemus edustajiston työskentelystä
- ehdokkaan motto tai vaaliteema
- muut ehdokkaan vastaukset vaalikoneen kysymyksiin
- ehdokkaan valokuva
- ehdokkaan verkkosivun tai Facebook-sivun osoite

 

Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Edustajistovaalin ehdokkaat

 

Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Ehdokaslistan asiamies ja/tai ehdokas itse

 

Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Henkilötietoja käsitellään Editaprima toimesta Suomessa  ja  Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä/Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella USA:ssa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

 

Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Tietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelta.

Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille.

Tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme on asianmukaisin sopimuksin sitoutunut tietosuojajärjestelyyn palvelu- ja tietojenkäsittelysopimuksen sekä EU:n mallilausekkeiden mukaisesti.

 

Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Rekisterin tietoja voidaan säilyttää Osuuskaupan seuraaviin vaaleihin saakka, jotta mahdollinen varaedustajan valinta voidaan toteuttaa. Rekisterin tiedot hävitetään tietoturvallisesti edustajistokauden loputtua.

 

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus tietojen poistamiseen
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
- Vastustamisoikeus
- Oikeus peruuttaa suostumus
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
- Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Suostumuksen peruuttaminen
Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Henkilö voi peruuttaa suostumuksensa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai Osuuskaupan S-vaalilautakuntaan.

Jos henkilö peruuttaa suostumuksensa ehdokaslistaa varten annettujen tietojen käsittelemiseen, ei hän enää voi olla ehdokkaana tai ehdokaslistan asiamiehenä Osuuskaupan edustajiston vaalissa. Jos rekisteröity peruuttaa suostumuksensa vaalikonetta varten annettujen henkilötietojen käsittelemiseen, poistetaan hänen tietonsa vaalikoneesta, mutta hän voi edelleen olla ehdokkaana vaalissa.

 

Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.

 

Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

 

Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Vaalijärjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti