Kauneuspalveluiden asiakasrekisteri
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 Rekisterinpitäjä
Osuuskauppa PeeÄssä
Postiosoite:PL 77, 70101 Kuopio
Käyntiosoite:Savilahdentie 10
Y-tunnus:0864235-8

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö
tietosuoja.peeassa@sok.fi

Rekisterin nimi
Kauneuspalveluiden asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen yksilöllisen ja laadukkaan palvelun toteuttamiseksi, mahdollisten ongelmien selvittämiseen, yhteydenpitoon varausten varmistamiseksi sekä mahdollisiin muihin palveluun liittyviin yhteydenottoihin.

Asiakaskortistoa käytetään asiakkaille tehtyjen töiden tietojen ja käytettyjen tuotteiden ja aineiden tallentamiseen, jotta varmistetaan työn tasainen laatu ja turvallisuus. Osana asiakasrekisteriä käsitellään myös henkilöstön tietoja liittyen kampaamo- tai kauneudenhoitopalvelun suorittajaan.

Allergiat tai muut yliherkkyydet kysytään asiakkaalta joka kerta erikseen. Terveystietoa ei tallenneta, jotta varmistetaan tiedon ajantasaisuus ja laatu.

Suoramarkkinointia tehdään kauneuspalveluiden ja tuotteiden markkinoimiseksi asiakkaille tai tapahtumakutsujen lähettämiseksi.

Henkilötietokoosteita, joista yksittäistä henkilöä ei ole mahdollista tunnistaa, käytetään kauneuspalveluiden liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen kuten asiakaspalautetutkimuksen toteuttamiseen tai raportointiin.

Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein:
Art. 6.1 b) Sopimus
Ajanvaraus ja käynti kauneuspalvelussa

Art 6.1 a) Suostumus
Suoramarkkinointisuostumus

 Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

Käsiteltävät henkilötiedot
Kauneuspalvelun turvalliseen ja laadukkaaseen toteuttamiseen, mahdollisiin jälkikäteiseen ongelmien selvittämiseen ja asiakassuhteen ylläpitoon tarvittavat tiedot:
- Nimi
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Varausjärjestelmän tunnistetiedot
- Varatut ajat ja tallennetut työt: paikka, päivämäärä, tekijä, käytetyt aineet ja niiden sopivuus, tekniikat ja tuoteostot

Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Yhteystiedot, varausjärjestelmän tunnistetiedot, käyntihistoria

Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Henkilötiedot kerätään suoraan asiakkaalta ajanvarausjärjestelmän tai puhelinajanvarauksen avulla.

Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Henkilötietoja käsitellään ajanvaraus- ja asiakaskortistojärjestelmän palvelutoimittajan toimesta Suomessa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Tietoa ostoista luovutetaan S-ryhmän asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriin Bonuksen maksamista varten silloin kun asiakas käyttää S-etukorttia.

Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Asiakasvarausjärjestelmän tunnuksia säilytetään kuluva vuosi + 1 vuotta viimeisimmästä varauksesta.
Asiakaskortteja/-tietoja säilytetään kuluva vuosi + 1 vuotta viimeisimmästä käynnistä.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely) (mikäli tietojen paikkansapitävyys on kiistetty tai käsittely on lainvastaista)
- Oikeus peruuttaa suostumus (suoramarkkinointi)
- Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi)
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta) automaattisen käsittelyn osalta
- Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Suostumuksen peruuttaminen
Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa suoramarkkinointisuostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Markkinointisuostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä Osuuskauppaan tai kampaamoon.

Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Kauneudenhoitopalvelua ei voida toteuttaa ilman ajanvarausta.

Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia henkilötietojen perusteella.

Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Kauneuspalveluiden järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissaan Suomessa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.