Tilimyyntisopimusrekisteri (ruokatiliasiakkuus)TIETOSUOJASELOSTEEuroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19RekisterinpitäjäOsuuskauppa PeeÄssäPostiosoite: PL 77, 70101 KuopioKäyntiosoite: Savilahdentie 10, 70700 KuopioY-tunnus: 0864235-8Tietosuojavastaavan yhteystiedottietosuojavastaava@sok.fiRekisteriasioita hoitava henkilötietosuoja.peeassa@sok.fiRekisterin nimiTilimyyntisopimusrekisteri (ruokatiliasiakkuus)Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusHenkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tuottaa ruokatiliasiakkuus ruokatilisopimuksella määritellyssä Osuuskauppa PeeÄssän toimipaikassa. Ruokatiliasiakkuudessa asiakas tai hänen valtuuttamansa henkilö voivat tehdä ostoksia ruokatilille, ja ostokset maksetaan toimipaikan kassaan sopimuksella määriteltynä ajankohtana.Jos ruokatiliä ei makseta sopimuksessa määriteltynä ajankohtana, voidaan henkilötietoja käyttää laskutukseen, myyntireskontraan, perintään ja luotonvalvontaan.Henkilötietojen käsittelyn perusteHenkilötietojen käsittely perustuu ruokatilisopimukseen sekä kirjanpitolakiin.Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edustaHenkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.Kuvaus rekisteröityjän ryhmistäRuokatiliasiakkaatKäsiteltävät henkilötiedotOsuuskaupan ruokatilisopimuksen toteuttamiseen ja palveluihin käsittelemät tiedot:Liikekumppanin nimiNimen tarkenneNimen lisätarkenneNimilyhenneYlempi liikekumppaniLiikekumppanin tunnusY-tunnus, ALV-tunnus tai henkilötunnusEdellinen nimiYhtiömuotoAsiakasryhmäToimittajaryhmäKonsernikoodiTunniste (mikäli ei Y-tunnusta, ALV-tunnusta tai henkilötunnustaAloituspvmEnn.perintä voimassaLopetuspvmLopetussyyLähiosoitePostinumeroPostitoimipaikkaPostilokeroPostinumero (postilokero)Postitoimipaikka (postilokero)MaaKieliPuhelinTelefaxSähköposti yleinenOVT -tunnusBisnoden tietojärjestelmässä tarkasteltava tieto luottopäätöksentekoprosessissa: HenkilötunnusMaksuhäiriömerkinnän pvmMerkinnän aiheuttanut summaMerkinnän aiheuttaneen saatavan maksupvmKäsiteltävät henkilötietoryhmätRuokatiliasiakkaatTietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistäAsiakkaan antamat henkilötiedot ruokatilisopimuksella.Luottotietojen tarkastus Bisnode Finland -portaaliLaskutusasiakkaan masterdatatiedot, SOK:n Orma-organisaatiomasterin LiikekumppanirekisteriLaskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, kirjanpitojärjestelmäLaskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, Talouden raportointijärjestelmän tietovarastoLaskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, Talouden sähköinen arkistoLaskutusasiakkaan laskutustiedot toimipaikan kassajärjestelmässä (Fujitsu, Finnpos, Kassu)Henkilötietojen vastaanottajatHenkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme sisäisiä ja ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajien konsulttien ja Intrum Justitian, SOK Palveluässän, SOK Talouden ja SOK IT palveluiden toimesta Suomessa ja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.Viittaus (mahdolliseen) henkilötietojen käsittelijän kanssa solmittuun henkilötietojen käsittelyä koskevaan sopimukseen.Bisnoden ja Intrum Justitia Oy:n sopimukset säilytetään Sähköisessä Therefore-arkistossa ja SOK Palveluässän sopimus paperisena Osuuskaupan konttorin arkistosta.Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeetKäytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Laskutusasiakasrekisteriin sisältyvien henkilötietojen teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelta. Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöilleHenkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteeritKirjanpitolain arkistointivaateen mukainen.Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.Tilisopimus paperidokumenttina: Sopimuksen voimassaoloaika tai vaihtoehtoisesti siihen saakka, että saatavat on suoritettu.Tosite ostotapahtumasta säilytetään velan vanhentumisaika kuluva vuosi ja kolme seuraavaa vuotta.Osuuskaupan kassajärjestelmä: Tilaushistoriaa säilytetään kuluva vuosi + 2 vuotta viimeisestä tilauksesta.Rekisteröidyn oikeudetRekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin- Oikeus tietojen oikaisemiseen- Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)- Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksistaJos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.Suostumuksen peruuttaminenKäsittelyperuste ei ole suostumus vaan sopimus.Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselleRuokatiliasiakkuutta ei synny ilman sopimusta.Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedotLaskutusasiakkaan luottokelpoisuutta arvioidaan Sähköisellä luottopäätös-työkalulla, joka antaa automaattisen arvion, täyttääkö asiakas Osuuskauppa PeeÄssän luottopolitiikassaan määrittelemät ehdot. Järjestelmän antaessa positiivisen luottopäätöksen, tapahtuu liikekumppaniavaus manuaalisesti.Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimistaSuojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Taloushallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.Käsittelyn vaikutustenarviointi (DPIA)Henkilötietojen käsittelystä ei ole lain edellyttämää tarvetta tehdä vaikutustenarviointia.Kuvaus tietosuoja-asetuksen 32 artiklan 1 kohdan mukaisista teknisistä ja organisatorisista turvatoimistaHenkilötietoluokka 2.