Rakennuttamisen sekä kiinteistö- ja vuokrahallinnon rekisteri

OSUUSKAUPPA PEEÄSSÄN VUOKRAHALLINNON REKISTERI JA KIINTEISTÖHALLINNON SIDOSRYHMÄREKISTERI TIETOSUOJASELOSTERekisterinpitäjäOsuuskauppa PeeÄssäHenkilötietojen käsittelyn tarkoitusHenkilötietoja käsitellään vuokrasopimusten solmimiseksi, sekä vuokrasopimusten hallinnointiin, laskutukseen ja ylläpitoon. Käsittelemme henkilötietoja:

Varmistaaksemme sopimusosapuolen henkilöllisyyden ja oikeuden hoitaa kyseistä asiaa
Vuokran maksuseurannan ja mahdollisten saatavien perimiseksi
Luottotietojen tarkastamiseksi
Yhteydenpitoon vuokralaistemme kanssa

Käsittelemme kiinteistöjen ylläpidon ja rakennuttamisen sidosryhmiin kuuluvien (yhteistyökumppaniemme palveluksessa olevat suunnittelijat, urakoitsijat sekä muiden rakennushankkeissa tai ylläpidon tehtävissä toimivien työntekijät, S-ryhmän organisaatioiden vastuuhenkilöt) henkilötietoja rakennuttamisen, kiinteistöjen ylläpidon ja kiinteistöhallinnon järjestämiseksi, kuten yhteydenpidon toteuttamiseksi ja lakisääteisten velvollisuuksiemme hoitamiseksi.Käsiteltävät henkilötiedotVuokralaiset:

Vuokralaisen nimi ja yhteystiedot (katuosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
Vuokralaisen henkilötunnus
Tieto luottokelpoisuudesta, mikäli vuokralainen on yksityishenkilö tai toiminimiyrittäjä

Kiinteistöhallinnon sidosryhmät:

Nimi
Työyhteystiedot / yhteystiedot (puhelinnumero, sähköposti)
Henkilötunnus (henkilökohtaisten valtakirjojen tai kauppakirjojen yhteydessä)
Tieto työnantajasta
Ammatti
Käyttäjätunnukset järjestelmiin

Henkilötietojen käsittelyn perusteVuokralaiset:Henkilötietojen käsittely perustuu vuokrasopimukseen tai sen valmisteluun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä.Henkilötietojen käsittely perustuu tietyiltä osin myös rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten kirjanpitolakiin, lakiin asuinhuoneiston vuokrauksesta ja lakiin liikehuoneiston vuokrauksesta.Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen ja rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Kiinteistöhallinnon sidosryhmät:Henkilötietojen käsittely perustuu hankkeesta, ylläpidosta, tai huolto- ja korjaustehtävistä laadittuun sopimukseen.Henkilötietojen käsittely perustuu tietyiltä osin myös rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten maankäyttö- ja rakennuslakiin sekä lakiin tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (ns. tilaajavastuulaki). Mistä saamme henkilötiedot?Vuokralaisten osalta tiedot saadaan lähtökohtaisesti vuokralaiselta itseltään. Luottotietojen tarkastaminen tapahtuu Bisnode Finland-portaalista. Kiinteistöhallinnon sidosryhmiltä tiedot saadaan lähtökohtaisesti henkilöltä itseltään. Tiedot voidaan saada myös tämän työnantajalta tai muulta hankkeen vastuuhenkilöltä.Henkilötietojen vastaanottajat Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteeritSäilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai lakisääteisten velvollisuuksiemme noudattamiseksi. Poistamme säännöllisesti vanhentuneita tietoja. Säilytämme vuokrasopimuksia ja niihin liittyviä tietoja vuokrasopimuksen päättymisvuodesta kuusi vuotta.Kiinteistöhallinnossa sopimukseen perustuvia tietoja voidaan säilyttää, kunnes sopimus on päättynyt ja sopimussuhteeseen liittyvät velvoitteet ovat puolin ja toisin loppuun suoritetut. Huomioimme säilytysajoissa hankkeiden sekä huolto- ja korjaustöiden takuuajat.Takuuajan päättymisen jälkeen säilytämme vain henkilötiedot, jotka ovat välttämättömiä 10 vuoden vastuun hoitamiseksi. Tämän jälkeen tiedot poistetaan.Rekisteröidyn oikeudetRekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Vastustamisoikeus
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos henkilö haluaa käyttää näitä oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselleVuokrasopimuksen solmiminen ei toteudu.Kiinteistöhallinnon osalta henkilötietojen antamatta jättämisestä seuraa, ettei yhteistyökumppanin kanssa voida laatia sopimusta. Mikäli emme voi käsitellä henkilötietoja, ei järjestelmäoikeuksien antaminen, eikä hanke- sekä huolto- ja korjaustehtävien hallinnointi toteudu.Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimistaSuojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia turvatoimia. S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta havaitsemme henkilötietojen tietoturvaloukkauksen, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Rekisterinpitäjän yhteystiedot Osuuskauppa PeeÄssä Postiosoite: PL 77, 70101 Kuopio Käyntiosoite: Savilahdentie 10, 70700 Kuopio Y-tunnus: 0864235-8 tietosuoja.peeassa@sok.fi Tietosuojavastaavan yhteystiedot tietosuojavastaava@sok.fi