PeeÄssän työntekijärekisteri

OSUUSKAUPPA PEEÄSSÄN TYÖNTEKIJÄREKISTERI TIETOSUOJASELOSTERekisterinpitäjä Osuuskauppa PeeÄssäHenkilötietojen käsittelyn tarkoitus Työsuhteen hoitaminenHenkilötietojen käsittelyn peruste Sopimuksen täytäntöönpaneminen tai sitä edeltävät toimenpiteet- pääsääntöisesti.Suostumus – esim. hyvinvointietu (ePassi), tutkintojen, työhistorian ja ulkoisten koulutusten kirjaaminen.Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite – esim. ulkomaalaisen työluvat, viranomaisluvat, työtapaturma- ja työeläkevakuuttaminen, biologisten tekijöiden altisteluettelo, kuntoutus ja työkyvyttömyyseläkeprosessit, tutkintoon johtavat koulutukset ja oppisopimukset, palkanlaskenta ja -maksu, tuotannollistaloudellisin syin irtisanottujen tai irtisanomisuhan alla olevien erityiset oikeudetOikeutettu etu - viestinnän digitaalinen työympäristö (Workvivo), erilaiset organisaation kehittämiseen liittyvät pulssityökalut, Teams-kokousten video- ja tekstitallenteet, työyhteisötutkimus, Forms -kyselyt sekä pilvipalvelu Office 365.Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta Workvivo: nykyaikana henkilöiden tavoitettavuus edellyttää, että henkilöstöviestintään on sähköinen ja reaaliaikainen tapa, joka on helposti käytettävissä. Workvivoa käytetään S-ryhmän työnantajayritysten liiketoiminnan kannalta tarpeelliseen, jopa välttämättömään, työntekijäviestintään ja kommunikaatioon, ja sitä voidaan pitää normaalina osana yrityksen liiketoimintaa. Workvivon käyttöä voidaan pitää perusteltuna nykypäivän liiketoiminnan tarpeet huomioon ottaen.Palveluun toimitetaan käyttäjän kannalta välttämättömät, työliitännäiset tiedot, jotta henkilö voidaan identifioida ja tiedetään, missä roolissa hän palvelussa viestii, tai sitä seuraa. Työntekijän perustietojen käyttäminen palvelussa ei merkittävästi rajoita työntekijän etuja ja oikeuksia. Se, kuinka paljon ja minkälaista viestintää käyttäjä käy palvelussa, on hyvin pitkälti hänen omassa harkinnassaan.Office 365: työntekijän työsuhteen ja työsuhteessa suoriutumisen kannalta Office 365 on keskeinen työväline ja järjestelmä. Office 365 on nykyaikainen ajasta ja paikasta riippumaton pilvipalvelu, jossa rekisteröidyllä on laajat mahdollisuudet vaikuttaa siihen, millä tavoin hän Office 365 –sovelluksia käyttää. Rekisteröidyllä on mm. mahdollisuus itse hallinnoida luotujen dokumenttien näkyvyyttä ja oletusasetuksena on, että tiedostot näkyvät ainoastaan rekisteröidylle itselleen.Forms -kyselyt: työnantajalla on velvollisuus mm. ohjata työntekijää tehtäviinsä sekä kehittää työyhteisön toimintaa. Kyselyt kuuluvat käsittelyperusteen osalta työnantajalle kuuluvaan oikeutettuun etuun. Kyselystä saatuja tietoja käsitellään toiminnan ja osaamisen kehittämiseksi ja tukemiseksi. Tietoja käsitellään ilman nimitietoa. Työntekijällä on myös aina mahdollisuus kieltäytyä vastaamasta kyselyihin.Työyhteisötutkimus: työnantajan toiminnan ja työyhteisön kokonaishyvinvoinnin kannalta on perusteltua tehdä työyhteisötutkimuksia, joissa kartoitetaan työntekijöiden kokemuksia. Henkilöstökokemuksesta saatuja tuloksia voidaan hyödyntää toiminnan kehittämisessä sekä esim. esihenkilöiden palkitsemisessa. Vastaajien henkilötietojen käsittely on tarpeen erityisesti siksi, että tuloksia voidaan verrata aiempien työyhteisötutkimusten tuloksiin luotettavasti ja saada selville kehityssuuntia Työyhteisötutkimuksen ja sen perusteella tehtävien toimenpiteiden katsotaan hyödyttävän myös työntekijää; työntekijä saa palautekanavan ja mahdollisuuden kertoa omasta kokemuksestaan ja lisäksi toimenpiteet koituvat koko työyhteisön hyödyksi. Vastaaminen kyselyyn on vapaaehtoista.Suorituksen johtaminen: työnantajalla on oikeus työn johtamiseen. Erilaiset työn tekemiseen liittyvät työntekijäkohtaiset seurannat, myös järjestelmien avulla, kuuluvat käsittelyperusteen osalta työnantajalle kuuluvaan oikeutettuun etuun, kun seurannassa kerätään työtehtäviin liittyviä tarpeellisia tietoja. Seurannan tiedot ovat työntekijäkohtaisesti tiiminvetäjien nähtävillä, lisäksi tietoja käytetään summatasolla toiminnan kehittämiseen.Käsiteltävät henkilötiedot Käsiteltävät tiedot vaihtelevat prosessikohtaisesti, tästä tarkempi HR-prosessikuvaus, jossa käsiteltävät tiedot on yksilöity.Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötietoryhmät Työntekijät eli henkilöt, jotka ovat parhaillaan tai on valittu työsuhteeseen rekisterinpitäjän palvelukseen tai ovat olleet rekisterinpitäjän palveluksessa.Tyypillisesti esimerkiksi työntekijän nimi- ja yhteystiedot, organisaation tiedot, työsuhteen tiedot, palkanmaksua koskevat tiedot, ulkomaalaiselta vaadittavat erityistiedot, viranomaislupatiedot, työajanseurannassa ja työvuorosuunnittelussa tarvittavat tiedot, tiedot lakisääteisiin vapaisiin ja poissaoloihin liittyen, työpaikalla tapahtuneeseen altistumiseen ja työkykyyn liittyvät tiedot, osaamis-koulutus-, kokemus- ja tutkintotiedot, työvälineitä ja käyttöoikeuksia varten tarvittavat tiedot, työtyytyväisyyteen tai tunnetilaan liittyvät tiedot (Forms -kyselyt)Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä Rekisterin tiedot on pääsääntöisesti saatu työntekijältä itseltään tai ne ovat kerääntyneet työsuhteen kestäessä rekisterinpitäjän (työnantajan) järjestelmiin tai manuaalisiin aineistoihin, tai niistä on sovittu (kuten palkka ja muut etuudet).Henkilötietojen vastaanottajat Henkilötietoja luovutetaan työnantajan lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi esimerkiksi verottajalle, Kelaan ja eläke- ja tapaturmavakuutusyhtiöön.Lakiin ja työehtosopimuksiin perustuvien velvoitteiden täyttämiseksi työnantaja luovuttaa työntekijöiden tietoja myös työpaikan henkilöstön edustajille ja esimerkiksi työsuojeluvaalit järjestävälle vaalitoimikunnalle.Palkanmaksuun liittyen työnantajalla voi olla lain mukaan velvollisuus toimittaa tietoa esim. ulosottoviranomaiselle, työntekijän ammattiliittoon, pyydettäessä koulutusrahastoon. Palkkalaskelma toimitetaan CGI palkat-järjestelmästä verkkopalkkapalveluun, johon palkansaaja pääsee oman verkkopankkinsa kautta.Ulkomaalaisen työntekijän palkkaamisesta on lain mukaan ilmoitettava maahanmuuttovirastolle, työsuojeluviranomaiselle ja henkilöstön edustajalle.Palkkatukea haettaessa työntekijän palkkatiedot toimitetaan TE -toimistoon. Kesätyöseteleiden osalta tietoa toimitetaan kunnalle tai kaupungille, josta tukea haetaan.Aluehallintavirastolle luovutetaan tietoa toimipaikkojen tarkastusten yhteydessä.Työntekijätieto luovutetaan S-ryhmän asiakasomistajarekisteriin, jotta työntekijä saa hänelle kuuluvan ostoedun.Työntekijän ja työsuhteen perustiedot luovutetaan työterveyshuoltoon, jotta työntekijä saa hänelle kuuluvat palvelut. Muualta kuin työterveyshuollosta saatu lääkärintodistus toimitetaan työterveyshuoltoon lain edellyttämin tavoin, ellei työntekijä ole erikseen kieltänyt luovuttamista. Varhaisen tuen keskusteluista ja työkykyneuvotteluista informoidaan niin ikään työterveyshuoltoa. Työpaikalla biologisiin tekijöihin altistuneiden tiedot toimitetaan lain edellyttämin tavoin pyynnöstä työsuojeluviranomaiselle, työterveyshuollolle, kunnan tai sairaanhoitopiirin tartuntataudeista vastaavalle lääkärille tai työsuojeluhenkilöstölle.Oppisopimuksista luovutetaan tietoja lain mukaisesti oppisopimuskeskukselle SopimusPro-järjestelmän kautta. Työmatkustamiseen liittyen työntekijöiden yhteystiedot luovutetaan yhteistyökumppanille (Amex GBT).Henkilötietoja luovutetaan palkkatutkimuksen toteuttavalle yritykselle palkkatutkimuksen toteuttamiseksi, jotta saadaan ajantasaista markkinatietoa palkoista.Rekisterinpitäjä voi lisäksi käyttää yhteistyökumppaneita, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta. Näitä ovat esimerkiksi (luettelo ei tyhjentävä):

Eezy Flow Oy (työyhteisötutkimus)
Elisa Oyj (puhelin- ja laajakaistaliittymät)
Fujitsu (käyttäjätunnukset, sähköpostilaatikko, Service Desk -käyttötuki)
ePassi Payments Oy (hyvinvointietu, vain työntekijän suostumuksella)
Korn Ferry (palkkatutkimukset ja tehtävien vaativuusarvioinnit)
Microsoft (Office 365)
Gravicon Modelspace Scudo pro, Grano Sokopro (rakennuttamiseen liittyvät järjestelmät)
Coupa, Cognicount Oy ja Accenture (ostolaskujen ja tilausten käsittely)
EnerKey (kiinteistön energiahallinnan rekisteri)
Therefore (sähköinen sopimusarkisto)

Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle palvelujen tarjoamista, teknistä ylläpitoa ja tukea varten.Voimme toteuttaa tällaisia siirtoja, jos Euroopan komissio on päättänyt, että kohdemaan tai kohdeorganisaation tietosuojan taso on riittävä, tai pystymme muutoin varmistamaan henkilötietojen suojan riittävän tason soveltuvan lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita. Edellytämme, että alihankkijamme sitoutuvat lainsäädännön ja SOK:n asettamiin tietosuoja- ja tietoturvallisuusvaatimuksiin.Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille.Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit Henkilötietojen säilytysajat vaihtelevat prosessikohtaisesti, tästä tarkempi HR-prosessikuvaus, jossa käsittelyajat on yksilöity.Pääsääntönä on, että mitään työntekijätietoja ei käsitellä enää sen jälkeen, kun 10 vuotta on kulunut yhdenjaksoisen työsuhteen päättymisestä viimeisessä S-ryhmään kuuluvassa yrityksessä (työsopimuslain mukainen velvoite antaa työtodistus päättyy tuolloin).Osassa prosesseja säilytysajat ovat tätä lyhyempiä, ja ne perustuvat

työlainsäädännön mukaisiin kanneaikoihin
kirjanpitolainsäädännön mukaisiin säilytysaikoihin ja
viime kädessä työnantajan arvioimaan tiedon tarpeellisuuteen.

Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen tietosuojalainsäädännön määrittämin rajauksin
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietosuojalainsäädännön määrittämin rajauksin
Vastustamisoikeus tietosuojalainsäädännön määrittämin rajauksin

Jos rekisteröity haluaa käyttää näitä oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.Suostumuksen peruuttaminen Niiltä osin, kuin tietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen artiklan 7 mukaan oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle Vaikutukset vaihtelevat prosessikohtaisesti. Rekisterin pitäjänä toimiva työnantaja kerää vain työsuhteen kannalta tarpeellisia tietoja, joten tietojen antamatta jättämisellä voi olla seurauksia. Niiltä osin, kuin tietojen käsittely perustuu työntekijän suostumukseen (esim. hyvinvointietu), työntekijä voi kieltäytyä suostumuksen antamisesta seuraamuksetta.Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.Rekisterinpitäjän yhteystiedot Osuuskauppa PeeÄssä Postiosoite: PL 77, 70101 Kuopio Käyntiosoite: Savilahdentie 10, 70700 Kuopio Y-tunnus: 0864235-8 tietosuoja.peeassa@sok.fiTietosuojavastaavan yhteystiedot tietosuojavastaava@sok.fi