Laskutusasiakasrekisteri
TIETOSUOJASELOSTE
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 

Rekisterinpitäjä
Osuuskauppa PeeÄssä
Postiosoite: PL 77, 70101 Kuopio
Käyntiosoite: Savilahdentie 10, 70700 Kuopio
Y-tunnus: 0864235-8

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö
tietosuoja.peeassa@sok.fi

Rekisterin nimi
S-Ryhmän laskutusasiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on hoitaa Osuuskauppa PeeÄssän laskutusta, myyntireskontraa, luotonvalvontaa ja perintää.

Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu asiakaslaskutussopimuksen sekä kirjanpitolakiin.

Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

Kuvaus rekisteröityjän ryhmistä
Laskutusasiakkaat

Käsiteltävät henkilötiedot
Liikekumppanimasterdata:
Liikekumppanin nimi
Nimen tarkenne
Nimen lisätarkenne
Nimilyhenne
Ylempi liikekumppani
Liikekumppanin tunnus
Y-tunnus, ALV-tunnus tai henkilötunnus
Edellinen nimi
Yhtiömuoto
Asiakasryhmä
Toimittajaryhmä
Konsernikoodi
Tunniste (mikäli ei Y-tunnusta, ALV-tunnusta tai henkilötunnusta
Aloituspvm
Enn.perintä voimassa
Lopetuspvm
Lopetussyy
Lähiosoite
Postinumero
Postitoimipaikka
Postilokero
Postinumero (postilokero)
Postitoimipaikka (postilokero)
Maa
Kieli
Puhelin
Telefax
Sähköposti yleinen
OVT -tunnus
Bisnoden tietojärjestelmässä tarkasteltava tieto luottopäätöksentekoprosessissa: Henkilötunnus
Maksuhäiriömerkinnän pvm
Merkinnän aiheuttanut summa
Merkinnän aiheuttaneen saatavan maksupvm

Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Laskutusasiakkaat

Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Luottotietojen tarkastus Bisnode Finland -portaali

Laskutusasiakkaan masterdatatiedot, SOK:n Orma -organisaatiomasterin Liikekumppanirekisteri

Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, kirjanpitojärjestelmä
Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, Talouden raportointijärjestelmän tietovarasto

Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, Talouden sähköinen arkisto

Laskutusasiakkaan laskutustiedot toimipaikan kassajärjestelmässä (Fujitsu, Finnpos, Kassu, TEHO, Opera)

Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme sisäisiä ja ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajien konsulttien ja Intrum Justitian, SOK Palveluässän, SOK Talouden ja SOK IT palveluiden toimesta Suomessa ja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

 Viittaus (mahdolliseen) henkilötietojen käsittelijän kanssa solmittuun henkilötietojen käsittelyä koskevaan sopimukseen.
Bisnoden ja Intrum Justitia Oy:n sopimukset säilytetään Sähköisessä Therefore-arkistossa ja SOK Palveluässän sopimus paperisena Osuuskaupan konttorin arkistosta.

 Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Laskutusasiakasrekisteriin sisältyvien henkilötietojen teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelta.​ Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille

Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Kirjanpitolain arkistointivaateen mukainen.

S-Ryhmä tekee keskitettyä asiakastietojen poistoa käyttämättömistä asiakasnumeroista vuosittain.

 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
- Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksista

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Tunnistamiseen tarvittavat minimitiedot sekä edellytetty tunnistamisen vahvuus
Henkilötunnus /
Asiakasnumero /
Nimi+katuosoite /
Nimi+sähköpostiosoite /
Nimi + Asiakasyrityksen nimi /
Nimi + puhelinnumero

Suostumuksen peruuttaminen
Käsittelyperuste ei ole suostumus vaan sopimus.

Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Laskutusasiakkuutta ei synny ilman sopimusta.

 Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Laskutusasiakkaan luottokelpoisuutta arvioidaan Sähköisellä luottopäätös-työkalulla, joka antaa automaattisen arvion, täyttääkö asiakas Osuuskauppa PeeÄssän luottopolitiikassaan määrittelemät ehdot. Järjestelmän antaessa positiivisen luottopäätöksen, tapahtuu liikekumppaniavaus manuaalisesti.

Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Taloushallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Käsittelyn vaikutustenarviointi (DPIA)
Henkilötietojen käsittelystä ei ole lain edellyttämää tarvetta tehdä vaikutustenarviointia.

Kuvaus tietosuoja-asetuksen 32 artiklan 1 kohdan mukaisista teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Henkilötietoluokka 2.