Ulkoisen työvoiman tietosuojaseloste

Ulkoisen teknisen turvallisuusvalvonnan rekisteri 
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen) 
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
 

1. Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa PeeÄssä
Postiosoite: PL 77, 70101 Kuopio 
Käyntiosoite: Savilahdentie 10
Y-tunnus: 0864235-8
 

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot  

tietosuojavastaava@sok.fi 
 

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö 

tietosuoja.peeassa@sok.fi
 

4. Rekisterin nimi 

Ulkoisen teknisen turvallisuusvalvonnan rekisteri

5. Käsittelyn tarkoitukset

Käsittelyn tarkoituksena on  

  • asiointitilanteen ja henkilöstön turvallisuuden toteuttaminen,  
  • rikosten ennalta estäminen ja selvittäminen tarvittavien oikeusvaateiden esittämiseksi sekä  
  • osapuolten oikeussuojan takaaminen  
  • asiattomien henkilöiden pääsyn estäminen 
  • rekisterinpitäjän tietojen ja omaisuuden suoja toteutetaan kameravalvonnan reaaliaikaisen seurannan tai tallenteiden ja muun turvallisuustekniikan käyttö- tai lokitietojen tarkastelun kautta. Kulunvalvonta-, avainhallinta- ja rikosilmoitusjärjestelmän lokitietoja käyttäen voidaan jälkikäteen selvittää järjestelmää käyttävien henkilöiden liikkumista tai hälytyksen aiheuttaja. 

Vartioimisliike voi toimeksiantosopimukseen perustuen suorittaa aktiivista tai jälkikäteen tallenteiden tarkastelun kautta tapahtuvaa kameravalvontaa paikallisesti kohteessa tai keskitetysti etävalvontana hälytys- tai muusta palvelukeskuksesta. Vartioimisliike voi suorittaa myös kulunvalvonnan ja rikosilmoitinjärjestelmän tarkastelua.  

Turvaurakointiliike voi tarvittaessa avustaa teknisessä toteutuksessa ja ylläpidossa.

6. Käsittelyn peruste

Art 6.1 f) Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Teknisellä turvallisuusvalvonnalla varmistamme turvallisen asiointi- ja työskentely-ympäristön. Tuotamme asiakasomistajillemme parempia etuja ja palveluita hävikin ja varkauksien ennaltaehkäisemisen ja vähentämisen myötä. Kameravalvonnan avulla korjaamme virheitä ja varmistamme oikeusturvan toteutumisen. Saatamme tallentaa ja käyttää keräämämme aineistoa oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi.

8. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä

Asiakkaat, yhteistyö- ja sopimuskumppaneiden henkilöstö.

9. Käsiteltävät henkilötiedot

Kameravalvonta: Still-kuvat, videotallenne 

Avaintallenne: Henkilön nimi, yritys, puhelinnumero, avaimen tai kuluvalvontatunnisteen yksilöivä tieto, allekirjoitettu luovutusdokumentti, avain- tai kulunvalvontatunnistetapahtumat (päivämäärä, käyttöpaikka). 

Rikosilmoitinjärjestelmä: Nimi, käyttäjäkoodit, järjestelmätapahtumat (päivämäärä, käyttöpaikka, kytkentätiedot)

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Kuva-aineisto, joka muodostuu kameravalvontajärjestelmään kytkettyjen kameroiden valvomalta alueelta. Valvottava alue on merkitty asianmukaisin merkinnöin, kuten ”Tallentava kameravalvonta”. 

Avain- ja kulunvalvontatunnisteet 

Teknisten valvontajärjestelmien lokitiedot

11. Vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme sisäisiä ja ulkoisia palvelukumppaneita vartiointi-, järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.  

Henkilötietoja käsitellään vartioimisliikkeen, järjestelmätoimittajien, huolto- ja ylläpitäjien sekä SOK IT palveluiden toimesta Suomessa ja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä. 

Henkilötietoja luovutetaan S-ryhmän vakuutusyhtiölle tapauksen selvittämiseksi ja oikeusturvan toteutumiseksi, niissä tilanteissa kun S-ryhmälle on esitetty korvausvaade. 

Henkilötietoja luovutetaan S-ryhmän muille ulkoisen teknisen turvallisuusvalvonnan rekisterinpitäjille.  

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.  

Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

12. Kolmannet maat ja kansainväliset järjestöt, joihin tietoja siirretään tai tieto siitä, ettei henkilötietoja siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

13. Asianmukaisia suojatoimia koskeva dokumentaatio, jos henkilötietoja siirretään kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin tietosuoja-asetuksen 49 artiklan 1 kohdan mukaan

Ei koske kyseistä henkilötietojen käsittelyä.

14. Tietojen säilytysajat, tai sen määrittämisen kriteerit

Kameratallenteen tietoja säilytetään toimipaikka- tai kamerakohtaisesti määritellyn käsittelyajan enintään 6 kuukautta 

Erityisen syyn vuoksi, esimerkiksi vireillä tai tutkinnassa olevan rikostapauksen johdosta, tallenteita voidaan säilyttää oikeusvaateen puolustamiseksi oikeusprosessin edellyttämän ajan 2-10 vuotta. Kameratallenne hävitetään oikeusprosessin päättymisen jälkeen.

15. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet: 

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin 
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen 
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely) 
  • Vastustamisoikeus 
  • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta 

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. 

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

16. Suostumuksen peruuttaminen (rekisteröity)

Henkilötietojen käsittelyn peruste ei ole suostumus

17. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Henkilötietojen käsittelyn peruste ei ole sopimus

18. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

19. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Teknisen valvonnan järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.  

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. 

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.