Tilimyyntisopimus tietosuojaseloste

Tilimyyntisopimusrekisteri (ruokatiliasiakkuus)

TIETOSUOJASELOSTE

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

 

  1. Rekisterinpitäjä

Osuuskauppa PeeÄssä

Postiosoite: PL 77, 70101 Kuopio

Käyntiosoite: Savilahdentie 10, 70700 Kuopio

Y-tunnus: 0864235-8

 

  1. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

 

  1. Rekisteriasioita hoitava henkilö

tietosuoja.peeassa@sok.fi

 

  1. Rekisterin nimi

Tilimyyntisopimusrekisteri (ruokatiliasiakkuus)

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tuottaa ruokatiliasiakkuus ruokatilisopimuksella määritellyssä Osuuskauppa PeeÄssän toimipaikassa. Ruokatiliasiakkuudessa asiakas tai hänen valtuuttamansa henkilö voivat tehdä ostoksia ruokatilille, ja ostokset maksetaan toimipaikan kassaan sopimuksella määriteltynä ajankohtana.

Jos ruokatiliä ei makseta sopimuksessa määriteltynä ajankohtana, voidaan henkilötietoja käyttää laskutukseen, myyntireskontraan, perintään ja luotonvalvontaan.

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu ruokatilisopimukseen sekä kirjanpitolakiin.

 

  1. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

 

  1. Kuvaus rekisteröityjän ryhmistä

Ruokatiliasiakkaat

 

 

  1. Käsiteltävät henkilötiedot

Osuuskaupan ruokatilisopimuksen toteuttamiseen ja palveluihin käsittelemät tiedot:

Liikekumppanin nimi
Nimen tarkenne
Nimen lisätarkenne
Nimilyhenne
Ylempi liikekumppani
Liikekumppanin tunnus
Y-tunnus, ALV-tunnus tai henkilötunnus
Edellinen nimi
Yhtiömuoto
Asiakasryhmä
Toimittajaryhmä
Konsernikoodi
Tunniste (mikäli ei Y-tunnusta, ALV-tunnusta tai henkilötunnusta
Aloituspvm
Enn.perintä voimassa
Lopetuspvm
Lopetussyy
Lähiosoite
Postinumero
Postitoimipaikka
Postilokero
Postinumero (postilokero)
Postitoimipaikka (postilokero)
Maa
Kieli
Puhelin
Telefax
Sähköposti yleinen
OVT -tunnus
Bisnoden tietojärjestelmässä tarkasteltava tieto luottopäätöksentekoprosessissa: Henkilötunnus
Maksuhäiriömerkinnän pvm
Merkinnän aiheuttanut summa
Merkinnän aiheuttaneen saatavan maksupvm

 

  1. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Ruokatiliasiakkaat

 

  1. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Asiakkaan antamat henkilötiedot ruokatilisopimuksella.

Luottotietojen tarkastus Bisnode Finland -portaali

Laskutusasiakkaan masterdatatiedot, SOK:n Orma-organisaatiomasterin Liikekumppanirekisteri

Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, kirjanpitojärjestelmä
Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, Talouden raportointijärjestelmän tietovarasto

 

Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, Talouden sähköinen arkisto

 

Laskutusasiakkaan laskutustiedot toimipaikan kassajärjestelmässä (Fujitsu, Finnpos, Kassu)

 

  1. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme sisäisiä ja ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajien konsulttien ja Intrum Justitian, SOK Palveluässän, SOK Talouden ja SOK IT palveluiden toimesta Suomessa ja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.

 

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

 

Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

 

  1. Viittaus (mahdolliseen) henkilötietojen käsittelijän kanssa solmittuun henkilötietojen käsittelyä koskevaan sopimukseen.

 

Bisnoden ja Intrum Justitia Oy:n sopimukset säilytetään Sähköisessä Therefore-arkistossa ja SOK Palveluässän sopimus paperisena Osuuskaupan konttorin arkistosta.

 

  1. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Laskutusasiakasrekisteriin sisältyvien henkilötietojen teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelta.​ Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille

  1. .​Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Kirjanpitolain arkistointivaateen mukainen.

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Tilisopimus paperidokumenttina: Sopimuksen voimassaoloaika tai vaihtoehtoisesti siihen saakka, että saatavat on suoritettu.

Tosite ostotapahtumasta säilytetään velan vanhentumisaika kuluva vuosi ja kolme seuraavaa vuotta.

Osuuskaupan kassajärjestelmä: Tilaushistoriaa säilytetään kuluva vuosi + 2 vuotta viimeisestä tilauksesta.

 

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
  • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksista

 

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

 

  1. Suostumuksen peruuttaminen

Käsittelyperuste ei ole suostumus vaan sopimus.

 

  1. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Ruokatiliasiakkuutta ei synny ilman sopimusta.

 

  1. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Laskutusasiakkaan luottokelpoisuutta arvioidaan Sähköisellä luottopäätös-työkalulla, joka antaa automaattisen arvion, täyttääkö asiakas Osuuskauppa PeeÄssän luottopolitiikassaan määrittelemät ehdot. Järjestelmän antaessa positiivisen luottopäätöksen, tapahtuu liikekumppaniavaus manuaalisesti.

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Taloushallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

 

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

 

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

 

  1. Käsittelyn vaikutustenarviointi (DPIA)

Henkilötietojen käsittelystä ei ole lain edellyttämää tarvetta tehdä vaikutustenarviointia.

 

  1. Kuvaus tietosuoja-asetuksen 32 artiklan 1 kohdan mukaisista teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Henkilötietoluokka 2.