Laskutusasiakas tietosuojaseloste

S-ryhmän laskutusasiakasrekisteri
TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen) 
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
 

1. Rekisterinpitäjä 

Osuuskauppa PeeÄssä
Postiosoite: PL 77, 70101 Kuopio 
Käyntiosoite: Savilahdentie 10
Y-tunnus: 0864235-8
 

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot  

tietosuojavastaava@sok.fi 
 

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö 

tietosuoja.peeassa@sok.fi
 

4. Rekisterin nimi 

S-ryhmän laskutusasiakasrekisteri 

Antamasi tiedot kerätään ja tallennetaan Osuuskauppa PeeÄssä:n talouden asiakasrekisteriin. Henkilötietojasi käytetään laskuttamiseen, myyntireskontran hoitamiseen, luotonvalvontaan ja perintään.

5. Käsittelyn tarkoitukset  

Tietoja käytetään laskuttamiseen, myyntireskontran hoitamiseen, luotonvalvontaan ja perintään.

6. Käsittelyn peruste 

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakaslaskutussopimuksen sekä kirjanpitolakiin.

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

8. Käsiteltävät henkilötiedot 

Liikekumppanimasterdata: 

  • Liikekumppanin nimi 
  • Nimen tarkenne 
  • Nimen lisätarkenne 
  • Nimilyhenne 
  • Ylempi liikekumppani 
  • Liikekumppanin tunnus 
  • Y-tunnus, ALV-tunnus tai henkilötunnus 
  • Edellinen nimi 
  • Yhtiömuoto 
  • Asiakasryhmä 
  • Toimittajaryhmä 
  • Konsernikoodi 
  • Tunniste (mikäli ei Y-tunnusta, ALV-tunnusta tai henkilötunnusta 
  • Aloituspvm 
  • Enn.perintä voimassa 
  • Lopetuspvm 
  • Lopetussyy 
  • Lähiosoite 
  • Postinumero 
  • Postitoimipaikka 
  • Postilokero 
  • Postinumero (postilokero) 
  • Postitoimipaikka (postilokero) 
  • Maa 
  • Kieli 
  • Puhelin 
  • Telefax 
  • Sähköposti yleinen 
  • OVT -tunnus 
  • Bisnoden tietojärjestelmässä tarkasteltava tieto luottopäätöksentekoprosessissa: 
  • Henkilötunnus 
  • Maksuhäiriömerkinnän pvm 
  • Merkinnän aiheuttanut summa 
  • Merkinnän aiheuttaneen saatavan maksupvm

9. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä 

Luottotietojen tarkastus Bisnode Finland -portaali
Laskutusasiakkaan masterdatatiedot, SOK:n Orma -organisaatiomasterin Liikekumppanirekisteri
Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, kirjanpitojärjestelmä
Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, Talouden raportointijärjestelmän tietovarasto
Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, Talouden sähköinen arkisto

10. Vastaanottajaryhmät 

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme sisäisiä ja ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.  

Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajien konsulttien ja Intrum Justitian, SOK Palveluässän, SOK Talouden ja SOK IT palveluiden toimesta Suomessa ja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä. 

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.  

Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. 

11. Kolmannet maat ja kansainväliset järjestöt, joihin tietoja siirretään tai tieto siitä, ettei henkilötietoja siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin 

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

12. Tietojen säilytysajat, tai sen määrittämisen kriteerit 

Kirjanpitolain arkistointivaateen mukainen 

13. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet: 

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin 
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen 
  • Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista) 
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely) 
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta) 
  • Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksista 

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. 

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

14. Suostumuksen peruuttaminen 

Käsittelyperuste ei ole suostumus vaan sopimus.

15. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Laskutusasiakkuutta ei synny ilman sopimusta

16. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot 

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

17. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset 

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Taloushallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.  

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme. 

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.